Digitalkompetenz der Assistenz

Smarte Ideen für das digitale Büro

 

Das Stichwort „Arbeit 4.0“ macht auch vor dem Sekretariat und dem Assistenzbereich nicht Halt: Papierarmes Büro, digitales Dokumentenmanagement, Online-Arbeiten und virtuelles Kommunikations- und Informationsmanagement sind nur einige der Themen, die dieses Berufsfeld gerade grundlegend verändern.

 

Gehen Sie mit der Zeit und bringen Sie Ihre Digitalkompetenz auf ein neues Level! Innerhalb von drei Tagen werden Sie zur Fachfrau bzw. Fachmann in Microsoft Outlook und OneNote sowie der digitalen Büroorganisation.

 

Sie lernen, wie Sie sich mit Outlook effizienter organisieren können, indem Sie Ihre E-Mails strukturierter sortieren, die elektronische Wiedervorlage nutzen, die Nachrichten organisiert abarbeiten, Besprechungen und Termine effizient planen und den Überblick über Ihre und alle delegierten Outlook-Aufgaben behalten. Am zweiten Tag erfahren Sie, mit welchen Apps und Programmen Sie sich digital so organisieren können, um ruckzuck die wichtigsten Vorgänge, Dokumente oder Daten zur Hand zu haben, ohne lange zu suchen!

Der dritte Seminartag steht ganz unter dem Motto „OneNote für die Assistenz“. Sie lernen das Programm kennen und erfahren, wie Sie es für Ihre tägliche Arbeit effizient und sinnvoll nutzen können, und mit räumlich von Ihnen getrennt arbeitenden Personen und im Team alle Informationen immer aktuell halten.

 

Drei spannende und informative Seminartage warten auf Sie. Machen Sie sich jetzt fit für Ihr Büro 4.0!

Die wichtigsten Inhalte

 

1. Tag: Cleveres Outlook-Management
 

• Warum Outlook mehr als nur ein E-Mail-Programm ist
  
• E-Mail-Management
  • So bearbeiten Sie Ihren Posteingang effektiv und zeitsparend
  • Wie Sie mehrere Postfächer managen und sich nicht verzetteln
  • Wie Sie mit mehreren Personen in einem (Gruppen-)Postfach arbeiten und sich gegenseitig informiert halten

• Elektronische Aufgaben und Wiedervorlage
  • So legen Sie E-Mails auf die elektronische Wiedervorlage
  • Wie Sie Aufgaben zuweisen und steuern
    

• Elektronische Notizen
  • Bye-bye Klebezettel! So nutzen Sie die Notizfunktion für eine papierarme Organisation auf Ihrem Schreibtisch
    

• Die Kalenderfunktion
  • Übersichtliches Terminmanagement für Ihre Führungskraft und Sie selbst
    

• Alles zu Kategorien, QuickSteps, Vorlagen und Regeln
  

• Wie Sie die einzelnen Outlook-Elemente sinnvoll miteinander verbinden, um alle Informationen an einem Platz zu haben

 
 

2. Tag: Büro 4.0

 

Digitale Kompetenz

• Quo vadis Vorzimmer?
• Ihre neue Rolle als Assistenz des digital und agil arbeitenden Managements
• Wie Sie die Digitalisierungsstufen im Büro erkennen und aktiv den Wandel begleiten

 

Digitales Dokumentenmanagement

• Papierloses Arbeiten: So behalten Sie einen strukturierten Überblick über Daten, Dateien und Unterlagen, egal, von wo aus Sie darauf zugreifen
• Cloud, SharePoint oder Gruppenlaufwerke
  • Welcher Speicherort eignet sich für welche Daten und zu welchem Zweck?
  • Die moderne Art der Dokumententeilung und welche Vorteile sie Ihnen bietet

 

Virtuelles Info-Management

• Zwischen E-Mail, Video-Konferenz und Kollaborations-Tool: So setzen Sie Kommunikations-Werkzeuge zielführend ein

 

Virtuelles Kommunikations-Management

• Wie Sie optimale Absprachen mit Team und Führungskräften gestalten, die räumlich getrennt arbeiten
• Virtuelle Besprechungen digital vor- und nachbereiten und dabei Zeit sparen!

 

Digitale Büroorganisation - Programme, Apps & Co.

• Die wichtigsten Tools von Microsoft 365: Ein Kurzüberblick zu MS-Teams, Planner, Sway und MS-Forms
• Steuern Sie Ihre To-Dos und Aufgaben mit Kanban-Boards
• DSGVO-konforme Alternativen zu Doodle und WhatsApp
• Notiz-Apps für Smartphone und Tablet

3. Tag: OneNote für die Assistenz

• Idee und Benutzeroberfläche von OneNote in der Desktopversion, die mobile Nutzung der App und Webversion
• Aufbau, Speicherung und Teilen eines Notizbuches
• Nie wieder suchen: Die Schnellsuche
• Verknüpfung mit anderen Microsoft-Programmen
• Outlook-Aufgaben erstellen und Termine/Besprechungen verwalten
• Aus dem Internet heraus Informationen an OneNote senden (Web-Clipper)
• Ersetzen Sie Ihre Zettelbox und Klebezettel durch die Schnellnotizen des Programms
• Für die Chefunterstützung: Notizen eingeben, Wissen erfassen und organisieren
• So drucken, exportieren und versenden Sie Inhalte aus OneNote heraus
• Sicherheitsfunktionen: Abschnitte schützen durch Kennwortschutz
• Teamarbeit mit OneNote - Vertretung, Jobsharing, Doppelsekretariate: So bündeln Sie Informationen