Cleveres Outlook-Management + Büroorganisation 4.0

Tag 1: Cleveres Outlook-Management
(ab Version 2010)

 

Sie lernen, wie Sie sich mit Outlook noch effizienter organisieren können, indem Sie Ihre E-Mails strukturierter sortieren, die elektronische Wiedervorlage nutzen, die Nachrichten organisiert abarbeiten, Besprechungen und Termine effizient planen und den Überblick über Ihre und alle delegierten Outlook-Aufgaben behalten.

 

Dieses Seminar ist für alle geeignet, die bisher mit einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet haben oder die mehr über die einzelnen Outlook-Elemente und deren Funktionen zur effizienten Nutzung des Programms und Tipps und Tricks erfahren wollen.


 

Die wichtigsten Themen

 

  • Warum Outlook mehr als nur ein E-Mail-Programm ist
  • E-Mail-Management
    • So bearbeiten Sie Ihren Posteingang effektiv und zeitsparend
    • Wie Sie mehrere Postfächer managen und sich nicht verzetteln
    • Wie Sie mit mehreren Personen in einem (Gruppen-)Postfach arbeiten und sich gegenseitig informiert halten
  • Elektronische Aufgaben und Wiedervorlage
    • So legen Sie E-Mails auf die elektronische Wiedervorlage
    • Wie Sie Aufgaben zuweisen und steuern
  • Elektronische Notizen
    • Bye-bye Klebezettel! So nutzen Sie die Notizfunktion für eine papierarme Organisation auf Ihrem Schreibtisch
  • Die Kalenderfunktion
    • Übersichtliches Terminmanagement für Ihre Führungskraft und Sie selbst
  • Alles zu Kategorien, QuickSteps, Vorlagen und Regeln
  • Wie Sie die einzelnen Outlook-Elemente sinnvoll miteinander verbinden, um alle Informationen an einem Platz zu haben

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Tag 2: Das digitale Office

 

Die Digitalisierung hat unsere Arbeitswelt grundlegend verändert – auch vor dem Assistenz- und Sekretariatsbereich macht sie keinen Halt.

 

Arbeiten im Home-Office, virtuelle Meetings und ein papierarmes und digitales Dokumentenmanagement sind aber noch nicht überall Normalität. 
Dabei bietet die Digitalisierung gerade den Assistenzen großes Potenzial, ein zukunftsorientiertes und remote, bzw. mobil funktionierendes Officemanagement zu schaffen. Voraussetzung ist, dass moderne Führungsmethoden und digitale Anforderungen dabei Hand in Hand gehen. 
Wie Ihnen das gelingen kann und welche spannenden Tools Ihnen Ihre tägliche Arbeit maßgeblich erleichtern können, erfahren Sie in diesem Training.

 

Ein Tag mit viel Input und etlichen „Aha“-Momenten wartet auf Sie! Melden Sie sich gleich an, damit Sie zum „digital expert“ werden.

 

Sie benötigen Tablet, Smartphone oder Notebook, damit Sie aktiv mitarbeiten können. Im Seminar werden vor allem die Microsoft-Office-Produkte (Versionen 2010, 2013 und 2016) angesprochen, die vorgestellten Online-Programme laufen alle auf iOS und Android.

 

Die wichtigsten Themen:

 

Digitale Kompetenz

  • Quo vadis Vorzimmer?
    • Ihre neue Rolle als Assistenz des digital und agil arbeitenden Managements
    • Wie Sie die Digitalisierungsstufen im Büro erkennen und aktiv den Wandel begleiten

 

Digitales Dokumentenmanagement

  • Papierloses Arbeiten: So behalten Sie einen strukturierten Überblick über Daten, Dateien und Unterlagen, egal, von wo aus Sie darauf zugreifen
  • Cloud, SharePoint oder Gruppenlaufwerke
    • Welcher Speicherort eignet sich für welche Daten und zu welchem Zweck?
    • Die moderne Art der Dokumententeilung und welche Vorteile sie Ihnen bietet

 

Virtuelles Info-Management

  • Zwischen E-Mail, Video-Konferenz und Kollaborations-Tool: So setzen Sie Kommunikations-Werkzeuge zielführend ein

 

Virtuelles Kommunikations-Management

  • Wie Sie optimale Absprachen mit Team und Führungskräften gestalten, die räumlich getrennt arbeiten 
  • Virtuelle Besprechungen digital vor- und nachbereiten und dabei Zeit sparen!

 

Digitale Büroorganisation - Programme, Apps & Co.

  • Die wichtigsten Tools von Microsoft 365: Ein Kurzüberblick zu MS-Teams, Planner, Sway und MS-Forms
  • Steuern Sie Ihre To-Dos und Aufgaben mit Kanban-Boards
  • DSGVO-konforme Alternativen zu Doodle und WhatsApp
  • Notiz-Apps für Smartphone und Tablet

 

Es werden vor allem Microsoft-Office-Produkte angesprochen. Bringen Sie bitte unbedingt Laptop oder Tablet mit, auf denen diese Programme installiert und betriebsbereit sind (Desktop- oder App-Version ab 2010), damit Sie im Seminar die Tipps direkt anwenden können. Die vorgestellten Apps laufen auf den gängigen Betriebssystemen.

 

 

Bitte beachten Sie, dass dies keine Microsoft-Office365-Schulung ist!



Ihr Nutzen

  • Durch die wertvollen Tipps zur Organisation, nutzen Sie Ihren Arbeitstag effizienter.
  • Sie schaffen ein einheitliches Ordnungssystem, in dem sich jeder zurecht findet.
  • Sie haben eine einheitliche Ablage und Wiedervorlage.
  • Sie haben schnellen Zugriff auf Dokumente und Daten.