Cleveres Outlook-Management + Büroorganisation 4.0

Das Stichwort „Arbeit 4.0“ macht auch vor dem Sekretariat und dem Assistenzbereich nicht Halt: Papierarmes Büro, digitales Dokumentenmanagement, Online-Arbeiten und virtuelles Kommunikations- und Informationsmanagement sind nur einige der Themen, die dieses Berufsfeld gerade grundlegend verändern.

Gehen Sie mit der Zeit und bringen Sie Ihre Digitalkompetenz auf ein neues Level! Innerhalb von zwei Tagen werden Sie zur Fachfrau in Microsoft Outlook und der digitalen Büroorganisation.

 

1. Tag: Cleveres Outlook-Management

Sie lernen, wie Sie sich mit Outlook effizienter organisieren können, indem Sie Ihre E-Mails strukturierter sortieren, die elektronische Wiedervorlage nutzen, die Nachrichten organisiert abarbeiten, Besprechungen und Termine effizient planen und den Überblick über ihre und alle delegierten Outlook-Aufgaben behalten.

 

Dieses Seminar ist für alle geeignet, die bisher mit einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet haben oder die mehr über die einzelnen Outlook-Elemente und deren Funktionen zur effizienten Nutzung des Programms und Tipps und Tricks erfahren wollen.

 

Die wichtigsten Themen

  • Warum Outlook mehr als nur ein E-Mail-Programm ist
  • E-Mail-Management
    • So bearbeiten Sie Ihren Posteingang effektiv und zeitsparend
    • Wie Sie mehrere Postfächer managen und sich nicht verzetteln
    • Wie Sie mit mehreren Personen in einem (Gruppen-)Postfach arbeiten und sich gegenseitig informiert halten
  • Elektronische Aufgaben und Wiedervorlage
    • So legen Sie E-Mails auf die elektronische Wiedervorlage
    • Wie Sie Aufgaben zuweisen und steuern
  • Elektronische Notizen
    • Bye-bye Klebezettel! So nutzen Sie die Notizfunktion für eine papierarme Organisation auf Ihrem Schreibtisch
  • Die Kalenderfunktion
    • Übersichtliches Terminmanagement für Ihre Führungskraft und Sie selbst
  • Alles zu Kategorien, QuickSteps, Vorlagen und Regeln
  • Wie Sie die einzelnen Outlook-Elemente sinnvoll miteinander verbinden, um alle Informationen an einem Platz zu haben

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2. Tag: Büroorganisation 4.0

Der zweite Seminartag steht unter dem Motto „Büroorganisation 4.0 – das digitale Büro“. Sie erfahren, mit welchen Apps und Programmen Sie sich digital so organisieren können, um ruckzuck die wichtigsten Vorgänge, Dokumente oder Daten zur Hand zu haben, ohne lange zu suchen!

 

Ein Tag mit viel Input und etlichen „Aha“-Momenten wartet auf Sie! Melden Sie sich gleich an, damit Sie zum „digital expert“ werden.

 

Die wichtigsten Themen

 

Digitale Kompetenz

  • Quo vadis Vorzimmer?
    • Ihre neue Rolle als Assistenz des digital und agil arbeitenden Managements
    • Wie Sie die Digitalisierungsstufen im Büro erkennen und aktiv den Wandel begleiten

 

Digitales Dokumentenmanagement

  • Papierloses Arbeiten: So behalten Sie einen strukturierten Überblick über Daten, Dateien und Unterlagen, egal, von wo aus Sie darauf zugreifen
  • Cloud, SharePoint oder Gruppenlaufwerke
    • Welcher Speicherort eignet sich für welche Daten und zu welchem Zweck?
    • Die moderne Art der Dokumententeilung und welche Vorteile sie Ihnen bietet

 

Virtuelles Info-Management

  • Zwischen E-Mail, Video-Konferenz und Kollaborations-Tool: So setzen Sie Kommunikations-Werkzeuge zielführend ein

 

Virtuelles Kommunikations-Management

  • Wie Sie optimale Absprachen mit Team und Führungskräften gestalten, die räumlich getrennt arbeiten 
  • Virtuelle Besprechungen digital vor- und nachbereiten und dabei Zeit sparen!

 

Digitale Büroorganisation - Programme, Apps & Co.

  • Die wichtigsten Tools von Microsoft 365: Ein Kurzüberblick zu MS-Teams, Planner, Sway und MS-Forms
  • Steuern Sie Ihre To-Dos und Aufgaben mit Kanban-Boards
  • DSGVO-konforme Alternativen zu Doodle und WhatsApp
  • Notiz-Apps für Smartphone und Tablet

 

 

Ihr Nutzen

  • Durch die wertvollen Tipps zur Organisation, nutzen Sie Ihren Arbeitstag effizienter.
  • Sie schaffen ein einheitliches Ordnungssystem, in dem sich jeder zurecht findet.
  • Sie haben eine einheitliche Ablage und Wiedervorlage.
  • Sie haben schnellen Zugriff auf Dokumente und Daten.


Bitte bringen Sie Laptop oder Tablet mit!

Um aktiv im Seminar mitarbeiten zu können, benötigen Sie Laptop oder Tablet!Laptop

 

Sie benötigen ein Gerät, auf dem Outlook installiert und betriebsbereit ist; als Desktop- oder App-Version ab 2010. Die Trainerin arbeitet mit der Version 2016 auf Office 365. Es werden vor allem Microsoft-Office-Produkte (Versionen 2010, 2013 und 2016) angesprochen; die vorgestellten Apps und Online-Programme laufen auf den gängigen Betriebssystemen.