2024 - Digitalkompetenz der Assistenz

Smarte Ideen für das digitale und virtuelle Arbeiten

Die Arbeitswelt 4.0 bestimmt die Schlüsselkompetenzen der Assistenz von morgen: Papierarmes Büro, digitales Dokumentenmanagement, Online-Arbeiten und virtuelles Kommunikations- und Informationsmanagement sind hierbei nur einige. Haben Sie das Gefühl, dass Kolleg:innen viel mehr mit Apps und Tools arbeiten, Sie aber nicht hinterherkommen? Sind Sie unschlüssig, welche Tools Sie wie verwenden können und dadurch abgeschreckt? Möchten Sie digitaler arbeiten, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Dann sind Sie bei uns im Erfolgsseminar „Digitalkompetenz der Assistenz“ goldrichtig! Hier werden Ihnen die Skills vermittelt, die Sie als moderne und digital arbeitende Assistenz benötigen!

Am ersten Seminartag widmen wir uns Microsoft Outlook. Es ist nach wie vor das Haupt-Kommunikationsmittel im Assistenzbereich. Das Bearbeiten von E-Mail-Korrespondenzen und ein funktionierendes Termin- und Aufgaben-Management nimmt viel Zeit in Anspruch. In diesem Seminar lernen Sie Features und Befehle des Programms kennen, die Ihnen helfen, zeitsparender und noch transparenter für sich und in der Zusammenarbeit mit anderen zu arbeiten.

Am zweiten Tag erfahren Sie, wie die digitale Büroorganisation 4.0 funktioniert. Lernen Sie, mit welchen Apps und Programmen Sie sich digital so organisieren können, um ruckzuck die wichtigsten Vorgänge, Dokumente oder Daten zur Hand zu haben, ohne lange zu suchen!

Der dritte Seminartag steht ganz unter dem Motto „OneNote für die Assistenz“. Sie lernen das Programm kennen und erfahren, wie Sie es für Ihre tägliche Arbeit effizient und sinnvoll nutzen können, und mit räumlich von Ihnen getrennt arbeitenden Personen und im Team alle Informationen immer aktuell halten.

Gestalten Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsweise aktiv und mutig mit! Nehmen Sie das Zepter in die Hand und heben Sie Ihre Digitalkompetenz auf ein neues Level!

Die wichtigsten Inhalte

1. Tag: Cleveres Outlook-Management
 

• Effizienz² für noch mehr Struktur und Transparenz

  • Diese Regeln nehmen Ihnen Arbeit ab, noch bevor Sie die neuen Nachrichten ansehen
  • Individuelle Einstellungen und Ansichten sorgen für Transparenz und Klarheit bei Nachrichten und im Kalender

   

  E-Mail-Bearbeitung kurz und knapp

  • QuickSteps, die Ihre Arbeitsschritte zusammenfassen und beschleunigen
  • Vorlagen und Schnellbausteine, die immer wieder eingesetzt werden
  • Postings als Kommunikationsalternative anstelle von E-Mail-Pingpong

   

  Erinnerungen, Wiedervorlagen und ein funktionierendes Aufgabenmanagement

  • Gesprächs- und Telefonnotizen per Journal-Eintrag
  • E-Mail-Wiedervorlage mit individueller Frist und Kennzeichnung
  • So steuern Sie Aufgaben für sich und andere über Outlook, ToDo und MS-Teams

2. Tag: Büro 4.0

Digitale Kompetenz

• New Work in der Assistenz: Zwischen KI-Einsatz und agilem Management
• Wie Sie Digitalisierungsstufen im Büro erkennen und den Wandel aktiv begleiten
• Achtung, Datenschutz: Rechtliches beim Einsatz von digitalen Werkzeugen

Digitales Dokumentenmanagement

• Cloud-Dienste und SharePoint zur transparenteren Zusammenarbeit effektiv und effizient einsetzen
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Einfach und nachvollziehbar für alle Beteiligten

Virtuelles Informations- und Kommunikations-Management

• Statt E-Mail-Korrespondenz: So nutzen Sie MS-Teams, SLACK und Kanban-Boards als modernere Kommunikationsmittel und -wege
• Virtuelles Besprechungsmanagement: Effiziente Dokumentationen mit Live-Umfragen und digitalen Whiteboards

Digitale Organisations-Trends

• Microsoft 365: Welche Vorteile bringt die Nutzung und welche Anwendungen sind im Assistenzbereich wichtig?
• ChatGPT: Hilfreicher Einsatz des Chatbot im Info-Management

3. Tag: OneNote für die Assistenz

• Idee und Benutzeroberfläche von OneNote in der Desktopversion, die mobile Nutzung der App und Webversion
• Aufbau, Speicherung und Teilen eines Notizbuches
• Nie wieder suchen: Die Schnellsuche
• Verknüpfung mit anderen Microsoft-Programmen
• Outlook-Aufgaben erstellen und Termine/Besprechungen verwalten
• Aus dem Internet heraus Informationen an OneNote senden (Web-Clipper)
• Ersetzen Sie Ihre Zettelbox und Klebezettel durch die Schnellnotizen des Programms
• Für die Chefunterstützung: Notizen eingeben, Wissen erfassen und organisieren
• So drucken, exportieren und versenden Sie Inhalte aus OneNote heraus
• Sicherheitsfunktionen: Abschnitte schützen durch Kennwortschutz
• Teamarbeit mit OneNote - Vertretung, Jobsharing, Doppelsekretariate: So bündeln Sie Informationen