Die wichtigsten Inhalte

• Wie Sie Ihre Ablage so übersichtlich gestalten, dass Sie alles ruckzuck wiederfinden
• „Ist das Kunst oder kann das weg?“ – Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen
• So erstellen Sie einen Registraturplan, nutzen und verwalten ihn richtig
• Wie Sie die Informationsflut in den Griff bekommen
• Digitales Büro: Top-Tipps, um weniger Papier zu produzieren
• Die digitale Ablage: Klare Ordner- und Laufwerkstrukturen anlegen
• So gelingt der Übergang von der klassischen zur papierlosen Ablage
• Zeitkiller E-Mails: So behalten Sie den Überblick
• Wie Sie die Führungskraft bei der Bearbeitung ihrer E-Mails optimal entlasten

Die wichtigsten Themen

Agilität als Management-Tool

• Was steckt hinter dieser modernen Management-Kultur?
• Die vier Prinzipien des Agilen Manifests im Assistenzbereich
• Zusammenhang New Work und agiles Arbeiten

Agile Methoden

• Was bedeuten Begriffe wie Scrum, Kanban oder Daily Stand-up?
• Wie können Sie sie im Assistenzbereich einsetzen?
• Digitale Tools, die die Umsetzung unterstützen
• Assistenz 4.0 = Agile Zusammenarbeit mit Führungskräften und Kollaboration im Team proaktiv gestalten
• Wie Sie Assistenz-Netzwerke aufbauen und weiterentwickeln

Agiles Mindset

• Erweitern Sie Ihre Sozial- und Methodenkompetenzen: Offenheit für Neues, Flexibilität, Kooperationsbereitschaft, Netzwerken und eigenverantwortliches, proaktives Handeln
• So vermeiden Sie die Ebenen des Scheiterns im Veränderungsprozess

Die wichtigsten Themen

Betriebswirtschaftliches Denken und Rechnungslegung

• BWL und Unternehmensführung
• Kleines Lexikon der Rechtsformen und Steuerlehre
• Das externe Rechnungswesen: Bilanzen lesen und verstehen
• Grundstrukturen der Bilanz und GuV
• Ausgewählte Bilanzpositionen
• Mögliche Bilanzveränderungen und Buchungstypen
• Abschreibungen und Rückstellungen

Bewertungen und Kennzahlen in der Bilanzierung

• Publizitätspflicht, EHUG und Geschäftsbericht
• Die wichtigsten Unterschiede: HGB, IFRS und US-GAAP
• Erfolgsspaltung und Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung
• Gewinnbegriffe: EBT, EBIT und EBITDA
• Rentabilitäten und Shareholder Value: ROE, ROI, ROS und ROCE
• Liquidität und Bilanz
• Cashflow-Analyse

Die wichtigsten Themen

• Was Ihre Gehirnzellen so treiben - spannendes zum Thema „Gehirn“
• Ihr Sekretariat und die Informationsflut: So filtern Sie die Infos, die Sie für Ihre Arbeit brauchen
• Wie Sie sich die Namen Ihrer Geschäftspartner sofort merken und wieder abrufen können
• Rechte und linke Gehirnhälfte: Wie Sie Ihr Gehirn optimal trainieren und zu Höchstleistungen bringen
• Lernen und Alter: Warum ein gutes Gedächtnis nicht viel mit dem Jahrgang zu tun hat
• Die Macht der Bilder: Was Assoziationen im Gehirn bewirken und wie Sie sie für Ihren Job nutzen können
• Fakten, Zahlen, Arbeitsabläufe, To-do-Listen, Vokabeln - wirkungsvolle Techniken für Ihre Arbeit im Sekretariat
• Stress im Sekretariat? Wie Sie konzentriert arbeiten und so Ihre Merkfähigkeit steigern

Die wichtigsten Themen

• Flüssiges Sprechen – Sprechen Sie sich frei
• Grammatik für wenig Geübte: Darauf kommt es wirklich an
• Vokabelaufbau: Tipps und Tricks zum Sammeln, Aussprechen und Erlernen von neuen Ausdrücken
• Ihr Schreibstil: So integrieren Sie die wichtigsten Geschäftsstandards in Ihre Emails
• Aussprache: Wo Missverständnisse entstehen können und man sie überwindet
• Small Talk für Anfänger
• Kulturelle Selbstreflexion: Wie komme ich eigentlich rüber?

Die wichtigsten Themen

Digitale Kompetenz

• Quo vadis Vorzimmer?
  • Ihre neue Rolle als Assistenz des digital und agil arbeitenden Managements
  • Wie Sie die Digitalisierungsstufen im Büro erkennen und aktiv den Wandel begleiten

Digitales Dokumentenmanagement

• Papierloses Arbeiten: So behalten Sie einen strukturierten Überblick über Daten, Dateien und Unterlagen, egal, von wo aus Sie darauf zugreifen
• Cloud, SharePoint oder Gruppenlaufwerke
  • Welcher Speicherort eignet sich für welche Daten und zu welchem Zweck?
  • Die moderne Art der Dokumententeilung und welche Vorteile sie Ihnen bietet

Virtuelles Info-Management

• Zwischen E-Mail, Video-Konferenz und Kollaborations-Tool: So setzen Sie Kommunikations-Werkzeuge zielführend ein

Virtuelles Kommunikations-Management

• Wie Sie optimale Absprachen mit Team und Führungskräften gestalten, die räumlich getrennt arbeiten
• Virtuelle Besprechungen digital vor- und nachbereiten und dabei Zeit sparen!

Digitale Büroorganisation - Programme, Apps & Co.

• Die wichtigsten Tools von Microsoft 365: Ein Kurzüberblick zu MS-Teams, Planner, Sway und MS-Forms
• Steuern Sie Ihre To-Dos und Aufgaben mit Kanban-Boards
• DSGVO-konforme Alternativen zu Doodle und WhatsApp
• Notiz-Apps für Smartphone und Tablet

Die wichtigsten Themen

Business English on the phone - Level I (A2-B1)

• Vorbereitung ist alles: Nützliche do’s und don’ts für Ihre Telefonate auf Englisch
• Der erste Eindruck entscheidet: So melden Sie sich korrekt und höflich
• Was Sie einem schnell und undeutlich sprechenden Anrufer sagen können
• Wie Sie Ihr Anliegen klar und verständlich formulieren, ohne unfreundlich zu wirken
• Professionell und herzlich zusagen, souverän und freundlich „nein“ sagen
• Wie Sie sprachliche Missverständnisse vermeiden
• Nützliche Floskeln und Redewendungen, die Ihnen Sicherheit geben
• Wenn Sie mal nicht weiter wissen – das können Sie tun!

 
Emails and letters - Level I (A2-B1)

• Formelle Unterschiede im internationalen Schriftverkehr: Alles zu Rechtschreibung, Stil und Aufbau
• So drücken Sie sich korrekt und zeitgemäß in E-Mails und Standardbriefen aus
• Wie Sie typische Übertragungsfehler aus dem deutschen vermeiden
• „You are on the woodway“: So umgehen Sie „false friends“
• So treffen Sie den Ton Ihres Gegenübers
• Links und Webseiten, die Ihnen schnell und zuverlässig Antwort auf Ihre Wortschatz-, Grammatik- und Stilfragen geben

Business English on the phone - Level II (B2)

• So organisieren Sie Meetings und Konferenzen am Telefon
• Formulierungen, mit denen Sie sich bei Telefonkonferenzen effektiv zu Wort melden können
• Wie Small Talk Ihnen hilft, gute Beziehungen am Telefon aufzubauen
• Das können Sie sagen, wenn Sie Bestellungen abwickeln, offene Aufgaben und Zahlungserinnerungen klären
• Aktives Zuhören: Gewinnen Sie Zeit, um auch das zu verstehen, was noch nicht gesagt wurde
• So finden Sie gemeinsam Lösungen auf Augenhöhe
• Ihr Gesprächspartner hat einen starken Akzent? So kommen Sie besser zurecht

Emails and letters - Level II (B2)

• Vorsicht Fettnäpfchen! Vermeiden Sie die typische Übertragungsfehler aus dem Deutschen bei Grammatik und Wortschatz
• Tipps und Tricks, wie Sie klarer, eleganter und damit verständlicher schreiben
• So bauen Sie über E-Mail eine herzliche und zugleich professionelle Beziehung auf
• Wie Sie immer den richtigen Ton treffen und höflich, aber bestimmt Ihr Anliegen rüberbringen
• Wie Sie sicher durch die stilistischen und kulturellen Unterschiede im internationalen Schriftverkehr navigieren
• So gibt Ihnen das Internet Hilfestellungen bei Wortschatz-, Grammatik- und Stilfragen

Professionelle Gästebetreuung (B1-B2)

• Don’t panic! Wie Sie mit unangemeldetem Besuch richtig umgehen
• Der erste Eindruck zählt: Wie Sie von Anfang an einen kompetenten Eindruck machen
• Begrüßung und Abschied: Small Talk für jede Situation
• Die wichtigsten Floskeln, die Sie kennen sollten
• So übermitteln Sie geschickt schlechte Nachrichten, wie beispielsweise Terminverschiebungen
• Was Sie tun können, um sympathisch und souverän zu wirken
• So kommen Sie leicht ins Gespräch: Redehilfen und Fragetechniken
• Tabus und Fettnäpfchen: Vorsicht Falle!

Die wichtigsten Themen

• Immer zwei Schritte voraus: So erkennen Sie Handlungsbedarf
• So arbeiten Sie mit der Führungskraft „typgerecht“ zusammen
• Infofluss: So bekommen Sie alle Infos, die Sie benötigen
• Standort-Analyse: Welche Routineaufgaben können Sie optimieren, um Zeit zu sparen?
• Zeitersparnis durch eine effiziente E-Mail-Organisation – auch für die Führungskraft
• Mit diesen digitalen Tools vereinfachen Sie Ihre Organisation und behalten den Überblick über laufende Vorgänge
• Termin- und Aufgabenmanagement mit Outlook
• OneNote: Notizen und Protokolle schnell griffbereit
• Zielorientierte Tagesplanung: Setzen Sie die richtigen Prioritäten
• „Hilfe, mein Chef ist chaotisch.“ - so sorgen Sie für gezielten Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen und Ordnung auf seinem Schreibtisch
• Wie Sie auch schwierige Dinge richtig ansprechen, um die Zusammenarbeit und die Entlastung zu verbessern
• Mit welchen „Kleinigkeiten“ Sie die Chefentlastung optimieren
• Im Auftrag der Führungskraft – So bringen Sie Kollegen dazu, pünktlich zu liefern
• Die Führungskraft ist nicht da? So sichern Sie den Infofluss in ihrer Abwesenheit
• Überzeugen mit guten Argumenten: Weg von der „Ja-aber-Falle“ hin zur selbstbewussten Überzeugungskraft
• Bis hierhin und nicht weiter: Nein sagen und Grenzen setzen

Die wichtigsten Themen

• Warum Outlook mehr als nur ein E-Mail-Programm ist

E-Mail-Management

• So bearbeiten Sie Ihren Posteingang effektiv und zeitsparend
• Wie Sie mehrere Postfächer managen und sich nicht verzetteln
• Wie Sie mit mehreren Personen in einem (Gruppen-)Postfach arbeiten und sich gegenseitig informiert halten

Elektronische Aufgaben und Wiedervorlage

• So legen Sie E-Mails auf die elektronische Wiedervorlage
• Wie Sie Aufgaben zuweisen und steuern

Elektronische Notizen

• Bye-bye Klebezettel! So nutzen Sie die Notizfunktion für eine papierarme Organisation auf Ihrem Schreibtisch

Die Kalenderfunktion

• Übersichtliches Terminmanagement für Ihre Führungskraft und Sie selbst

• Alles zu Kategorien, QuickSteps, Vorlagen und Regeln
• Wie Sie die einzelnen Outlook-Elemente sinnvoll miteinander verbinden, um alle Informationen an einem Platz zu haben

Die wichtigsten Themen

• Was versteht man unter Controlling?
• Diese Phasen des Controllingkreislaufs sollten Sie kennen!
• Controlling Instrumente: Nützliche Helfer
• Die Bilanzanalyse: So leicht funktioniert es!
• Gewinn- und Verlustrechnung: Hat Ihr Unternehmen gut gearbeitet?
• EBT, EBIT und EBITDA
• Hilfreiche Tipps für die Kapazitätsplanung, den Personaleinsatz und die Ablaufkontrolle
• So vergleichen Sie sich mit Ihren Mitbewerbern
• Immer griffbereit: Die Controlling-Checkliste
• Controlling der Zahlungsfähigkeit: Die Cashflow-Analyse
• Wie Sie strategisches Controlling für die langfristige Sicherung des Unternehmensfortbestandes nutzen können
• Strategisches Kennzahlensystem - die Balanced Scorecard
• Budgetierung und Budgetkontrolle
• Das Berichtwesen im Controlling

Effektive Selbstorganisation

• Effizientes E-Mail-Management
• Perfektes Termin- und Aufgabenmanagement dank digitaler Tools
• Erkennen und eliminieren Sie Ihre Zeitkiller
• So setzen Sie Prioritäten richtig

Zielgerichtete Kommunikation

• Der erste Eindruck entscheidet: Wie Sie sich und Ihr Unternehmen am Telefon optimal präsentieren
• Die wichtigsten Grundlagen für erfolgreiche Telefonate
• Alltägliche Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden sollten
• Gespräche richtig filtern
• Die wichtigsten Regeln der aktuellen DIN 5008
• So schreiben Sie Briefe und E-Mails, die begeistern

Perfekte Zusammenarbeit mit Führungskraft und Team

• Was erwartet Ihre Chefin bzw. Ihr Chef von Ihnen?
• Das 1x1 des guten Miteinanders – so klappt es mit Chef:in und Team
• Arbeiten im Generationen-Mix: So arbeiten Sie erfolgreich mit älteren und jüngeren Kolleg:innen zusammen
• Wie Sie den Informationsfluss verbessern
• Herausforderungen lösungsorientiert meistern
• Delegieren im Auftrag der Führungskraft
• Die wichtigsten Kommunikationsregeln bei Konflikten

Die wichtigsten Themen

• Auf welcher Durchsetzungsstufe befinde ich mich?
• Autorität und Harmonie - geht das?
• Wie Sie es „ertragen“, wenn andere Sie für eine „Zicke“ halten
• Wie Sie Kollegen dazu bekommen, Termine einzuhalten
• Konkret formulieren und gezielt einfordern
• Die 10 größten Fettnäpfchen, die Sie im Kampf um Autorität vermeiden sollten
• Körpersprache und Worte im Einklang - so strahlen Sie Durchsetzungskraft aus
• Mit Soft-Power Grenzen setzen

Die wichtigsten Themen

Informationsmanagement im Klinik-Sekretariat: Behalten Sie den Überblick

• Outlook – mehr als nur ein E-Mail-Programm: Tipps zu Wiedervorlage, Aufgaben und Terminen
• E-Mail-Informationen effizient steuern und richtig filtern, Verteiler richtig nutzen
• Top-Tool OneNote: So setzen Sie das Programm sinnvoll ein und nutzen es effektiv
• Informationsfluss: Wer bringt, wer holt? So koordinieren Sie sinnvoll und mit Köpfchen
• Prioritäten setzen: Wenn alle auf einmal etwas wollen
• Entlastung für Sie und Ihren Chef: Wie Ihnen schon wenige Kniffe helfen, die E-Mail-Flut Ihres Chef - und Ihre eigene – zu bewältigen

Souverän agieren: Mit Schlagfertigkeit, Charme und Humor

• Lernen Sie, geistesgegenwärtig und angemessen zu reagieren
• Professionelles Verhalten in schwierigen Situationen – Umgang mit Patienten, Angehörigen, Ärzten und Kollegen
• Keep cool! Keine Angst vor Sprachlosigkeit
• Gelassenheit statt Emotionen: So gehen Sie mit Ärger und Frust konstruktiv um
• Stress? Viel zu tun? So bleiben Sie trotzdem souverän und professionell
• Wie Sie Kollegen dazu bekommen, Termine einzuhalten

Professionelle und kompetente Kommunikation

• Nehmen Sie Ihr Telefonverhalten unter die Lupe: Do’s und don’ts
• Der erste Eindruck zählt und der letzte Eindruck bleibt: Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung
• So vermeiden Sie die typischen Fettnäpfe und glänzen stattdessen mit Professionalität!
• Top aktuell: Die wichtigsten Regeln der DIN 5008
• Do’s und don‘ts zu E-Mails: Alles zu Betreff, Anrede, Signatur und Co.
• Tipps für empfängerorientierte und moderne Briefe und E-Mails

Die wichtigsten Themen

Perfektes Team

• Die wichtigsten Regeln und Empfehlungen für eine gute, harmonische und effektive Zusammenarbeit mit Ihrer Kollegin und Ihrem Chef
• Wie Sie als unterschiedliche Charaktere einen einheitlichen Arbeitsstil entwickeln
• Stärken und Schwächen positiv nutzen - so legen Sie gemeinsame Regeln fest und nutzen Ihre Kompetenzen und Erfahrungen
• Ihre Rolle im Doppelsekretariat - so legen Sie gemeinsam Ihre Kompetenzen fest
• So steuern Sie den Informationsfluss untereinander und gegenüber Ihrem Chef
• Wie Sie sich gegenüber einer älteren oder jüngeren Kollegin verhalten.
• Lernen Sie, als Team erfolgreich mit Kollegen und Chefs zu kommunizieren und behalten Sie Ihre Ziele im Auge
• Wie Sie reagieren können, wenn Ihr Chef Sie für den Fehler Ihrer Kollegin verantwortlich macht, ohne ihr in den Rücken zu fallen
• Die wichtigsten Kommunikationsregeln bei Konflikten

Perfekte Zusammenarbeit

• Was tun, wenn Ihre Kollegin ganz anders arbeitet als Sie; vielleicht sogar chaotisch ist?
• „Gemeinsam sind wir stark“ - so kriegen Sie die Informationen, die Sie brauchen und erreichen Ihr gemeinsames Ziel: Ihren Chef effektiv zu entlasten
• „WIR sind das Team“ - so gehen Sie mit Bevorzugung oder Benachteiligung durch Vorgesetzte um
• Was von Ihnen als Doppelsekretariat erwartet wird und was Chefs überhaupt nicht leiden können

Perfekte Organisation

• Vertrauen ist gut, Aufgabenverteilung ist besser: so planen, koordinieren und überwachen Sie Termine und Aufgaben
• Wie Sie zu zweit einen E-Mail-Eingang zeitsparend und effizient bearbeiten
• Die wichtigsten Tipps für Ihre einheitliche Ablage und wie Sie alles sofort wiederfinden
• „Das habe ich Ihnen doch letzte Woche gesagt.“ Wenn Chefs Sie mit Ihrer Kollegin verwechseln. So wissen Sie immer, was Ihre Kollegin für Aufgaben hat und umgekehrt
• So steuern Sie Ihre gemeinsamen Aufgaben und legen Prioritäten fest

Die wichtigsten Themen

Perfekt vorbereitet auf die Arbeitswelt der Zukunft: New Work

• Ihr Profil: Kompetenzen, Verantwortung und Aufgaben der modernen Assistenz
• Welche Bedeutung und Hintergründe hat das neue „Mindset“ der Arbeitswelt der Zukunft?
• Begrifflichkeiten verstehen: Überblick über Megatrends, wie Digitalisierung, Globalisierung, Automatisierung, demographischer Wandel, Arbeiten 4.0, VUCA-Welt, Agilität
• Welche neuen Formen von Arbeit und Zusammenarbeit entstehen?
• Was sind die New-Work-Skills in der Arbeitswelt 4.0, die Sie benötigen?

Perfekte Zusammenarbeit

• Ihre neue Rolle im Chefbüro: Die Anforderungen und Erwartungen des Managements an die junge Assistenz in der Arbeitswelt 4.0
• Baby-Boomer bis Generation global: Was die verschiedenen Generationen auszeichnet, wie Sie sich gegenüber jüngeren und erfahreneren Kollegen richtig verhalten und wie gute Zusammenarbeit gelingt
• Wie Sie einen guten Eindruck bei Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern machen und von Anfang an mit Persönlichkeit überzeugen
• Beziehungsmanagement und Teamwork: Schwierige Situationen im Sekretariat und wie Sie sich korrekt und loyal verhalten
• Networking im digitalen Zeitalter: Relevante Social-Media-Plattformen, Blogs und Foren und Berufsverbände für die Assistenz

Perfekte Kommunikation

• Das 1x1 der moderne Umgangsformen: So glänzen Sie auf dem Business-Parkett
• Wie Sie Kollegen diplomatisch vermitteln, dass bei Ihnen nicht immer „Tag der offenen Tür“ sein kann
• So setzen Sie sich freundlich, aber konsequent durch, und gewinnen Kompetenz, Respekt und Gehör
• So handeln und delegieren Sie souverän im Auftrag des Chefs
• Wie Sie mit Kritik konstruktiv umgehen und positiv für sich nutzen können
• Schluss mit sprachlos: So wehren Sie sich gegen unfaire Angriffe und herabsetzende Bemerkungen

Perfekte Organisation und Chefentlastung 4.0

• Standortbestimmung: Welcher Arbeitstyp sind Sie? Unterschiedliche Arbeitstypen und Arbeitsstile im Team
• Terminmanagement und Wiedervorlage: Wie Sie Besprechungen und Termine richtig planen, koordinieren und überwachen
• Struktur und Übersicht für Post und Ablage und E-Mail-Management – digital und analog
• Zeit- und Selbstmanagement: So setzen Sie richtig Prioritäten, entlarven Ihre Zeitdiebe und reduzieren Störfaktoren
• Informationsmanagement: So erhalten Sie rechtzeitig die Infos, die Sie angefragt haben
• Wie Sie als kompetente Ansprechpartnerin das Büro repräsentieren, wenn Ihr Chef im Meeting oder auf Reisen ist
• Digital Working: Tools und Apps für das Büro 4.0 und die moderne Chefentlastung

Perfekt am Telefon

• Wie Sie Ihr Unternehmen am Telefon professionell repräsentieren
• Wie Sie sich richtig melden, damit Anrufer sich von Anfang an willkommen fühlen
• „Killerphrasen“: Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden sollten
• Wie Sie Ihren Chef vor unerwünschten Anrufern schützen: So bringen Sie Ihre Gesprächspartner sofort dazu zu sagen, worum es sich handelt
• Es ist angeblich privat: So reagieren Sie souverän und korrekt
• Wie Sie sich gegenüber aufgebrachten und unverschämten Anrufern verhalten

Perfekte Geschäftskorrespondenz

• DIN 5008: Alle Neuerungen zum Update 2019
• Do’s und don’ts zu E-Mails: Alles zu Betreff, Anrede, Signatur und Co.
• So meistern Sie den Einstieg in Ihre E-Mails und Briefe: Zeitgemäße und kreative Formulierungen für den ersten Satz
• Weg von altmodischen Floskeln! Wie Sie freundliche und empfängerorientiere Texte verfassen
• Schlusssätze, mit denen Sie positiv in Erinnerung bleiben

Die wichtigsten Themen

• Reflektieren Sie Ihr digitales Verhalten und ermitteln Sie die Zeitfresser
• Digitale Entgiftung: Tipps und praktische Methoden, um Ihren digitalen Konsum sofort zu reduzieren
• So entwickeln Sie mehr Gelassenheit durch achtsame Kommunikation im Büro
• So lernen Sie, wie Sie nächtliches Rattern abstellen und wieder ruhig schlafen
• Stress adé: Krafttanken im Büro durch effektive Entspannungsübungen
• Erstellen Sie ein individuelles Visions-Board für Ihr Büro, um Ziele und Wünsche umzusetzen

Die wichtigsten Themen

Arbeitsplatz- und Schreibtischmanagement

• Effektive Ablagestruktur für Server und Cloud
• Outlook: Ihr Top-Tool für Mails, Aufgaben und Termine
• Diese Apps und Programme sind ein Muss!
• So macht Arbeiten Spaß: Tipps, wie Sie Ihren Schreibtisch ergonomisch und optimal einrichten

Selbstmanagement

• Effizientes Prioritätenmanagement: So strukturieren Sie sich richtig und behalten den Überblick
• Zeitkiller und Störfaktoren erkennen und eliminieren
• Mal eben die Waschmaschine anstellen? Wie Sie sich nicht ablenken lassen
• Die Power-Pause: Wie Sie Ruhezeiten wirklich einhalten und die freie Zeit für sich nutzen
• Wie Sie nach Feierabend richtig abschalten: Top-Tipps für Ihre Work-Life-Balance

Zusammenarbeit und Kommunikation

• Welche Erwartungen werden an Sie gestellt? Welche Erwartungen dürfen Sie an die „Büro-Kollegen“ haben?
• Der richtige Einsatz von Messenger, Online-Abfrage-Tools und Chat-Programmen
• Nicht im Büro und trotzdem für den Chef da – So gestalten Sie die Zusammenarbeit
• Teamarbeit mit OneNote: So funktioniert der Infofluss
• Immer erreichbar? So grenzen Sie sich ab
• So bleibt auch der Austausch mit den Kollegen bestehen

Die wichtigsten Themen

1. Tag: Up-to-date in Rechtschreibung und Zeichensetzung

• Groß- und Kleinschreibung: Heißt es ohne weiteres oder/und ohne Weiteres?
• Schreibung von Einzelwörtern: Tipp, nummerieren, aufwändig
• Achtung Stolperstein! Zusammen- und Getrenntschreibung: aufwärtsgehen oder aufwärts gehen?
• Weitere kleine Tücken der deutschen Sprache: zurück zu senden oder zurückzusenden?
• Was es mit dem Komma vor und auf sich hat! – Kann-Kommas und Muss-Kommas im Überblick!
• Andere Satzzeichen setzen: Doppelpunkt, Apostroph, Schrägstrich, Bindestrich

2. Tag: Korrespondenzwissen 4.0

• Kurz und knackig: alle aktuellen Empfehlungen der DIN 5008
• Dos und don‘ts zu E-Mails: Alles zu Betreff, Anrede, Signatur und Co.
• Aller Anfang ist leicht: Empfängerorientierte und moderne floskelfreie Einstiegssätze
• Nehmen Sie den Standpunkt des Empfängers ein: So verfassen Sie freundliche und wertschätzende Briefe und E-Mails
• Ein guter Schluss ist ein Muss: Ausstiegssätze, mit denen Sie positiv in Erinnerung bleiben
• Leseorientiert schreiben: So schaffen Sie Struktur und Übersicht!
• Auf den Punkt gebracht: So schreiben Sie moderne und empfängerorientierte Einzeiler und Begleit-E-Mails
• Negatives positiv formulieren: Frische Ideen für Absagen, Terminverschiebungen und viele mehr

Die wichtigsten Themen

• Lernen Sie die aktuellen Trends kennen: Was ist „in“, was ist „out“?
• Welche innovativen Veranstaltungsformate Sie heute kennen sollten
• Ihre Aufgaben als Veranstaltungs- oder Eventmanagerin
• Das Briefing: Die zehn wichtigsten Bausteine Ihrer Veranstaltung!
• Struktur bei der Planung: Welche Aufgaben fallen an? Wer macht was und wann?
• So ermitteln Sie Ihre Veranstaltungsziele und machen sie messbar
• Methoden und Umsetzung der Erfolgsmessung von Veranstaltungen
• Lernen Sie Ihre Teilnehmer kennen! Wie Sie Ihre Zielgruppen ermitteln und sie erreichen
• Kein Event ohne Gäste: Tipps für die gelungene Veranstaltungswerbung und ein professionelles Einladungsmanagement
• Kosten im Griff: So ermitteln und prüfen Sie sämtliche Kosten Ihres Events
• Einsparungsmöglichkeiten im Eventbereich - aber ohne Qualitätsverlust!
• Rechtliche Vorgaben und was Sie unbedingt beachten müssen: Anmeldungen und Genehmigungsvorschriften, Versammlungsstättenverordnung, Versicherungen, GEMA, Künstlersozialkasse
• Vor Ort alles im Griff: Alles zur professionellen Ablaufplanung, Schulung und Briefing des Veranstaltungsteams
• Falls etwas schiefgeht: Risikomanagement und Plan B
• Veranstaltungsende und dann? Auswertung, Nachbereitung und Abschlussbericht
• Praxistipps und Beratung zu Ihren ganz persönlichen Veranstaltungs-herausforderungen!

Die wichtigsten Themen

• Feelgood-Management als Element von New Work in der Arbeitswelt 4.0: Zahlen, Daten und Fakten zur Entstehung eines neuen Berufsbildes
• Erfolgsfaktoren Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation und „Wohlfühlkultur“: Was ist Feelgood-Management? Was sind die Ziele, Vorteile und der Nutzen von Feelgood-Management für Ihr Unternehmen und die Menschen, die darin arbeiten?
• Wie viel Feelgood braucht Ihr Unternehmen - und was benötigen die Mitarbeiter?
• Wie Sie Feelgood-Management wertschöpfend etablieren und Mitarbeiterbedürfnisse ermitteln, um bedarfsorientierte Angebote zu schaffen
• Personal Branding: So positionieren Sie sich wirkungsvoll und authentisch als Kultur- und Wertebotschafter:in
• Ihre Persönlichkeit und Vorbildfunktion: Qualifikationen und wichtige persönliche Skills für Ihren Weg zur/zum Feelgood-Manager:in
• Zukunftsmanagement und positiver Kulturwandel: Lernen Sie die wesentlichen Elemente und Erfolgsfaktoren der positiven Psychologie, emotionalen Intelligenz, Empathie, Wertschätzung und Feedback kennen
• Konfliktmanagement und Diversity-Kompetenz: Wie Sie erfolgreiche Zusammenarbeit in dynamischen Teams fördern und Generationen im Unternehmen verbinden
• Wie gelingen Work-Life-Balance, Work-Life-Integration, Gesundheit und Resilienz?
• Welche Schnittstellen gibt es zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement und wie können Sie diese verknüpfen?
• Erfolgreiches Employer Branding: Wie Sie durch eine wirkungsvolle Feelgood-Kultur Arbeitgeberattraktivität, Unternehmensidentifikation und Mitarbeiterbindung erreichen
• Best Practice – Lernen Sie von den Besten! So funktioniert erfolgreiches Feelgood-Management

Die wichtigsten Themen

• Feedback – was ist das überhaupt?
• Feedback vs. Kritik und Lob – worin liegt der Unterschied und welche Arten von Feedback gibt es?
• Wie Selbstbild und Fremdbild Feedback beeinflussen
• So schaffen Sie dank wertschätzender Kommunikation eine offene Feedback-Kultur
• Feedback-Regeln – so klappt`s garantiert! Kommunikationsübungen für Ihren Officealltag
• So lernen Sie, Feedback anzunehmen

Die wichtigsten Themen

Selbst-Bewusst-Sein und selbstbewusst auftreten

• Standortbestimmung - Wo stehen Sie im Augenblick?
• Die innere Einstellung: Wie Denkfehler zu Kompetenzverlust führen
• Bescheidenheit ist keine Zier und Eigenlob stinkt nicht!
• Gesehen, gehört und ernst genommen werden
• Vom Harmoniebedürfnis zur authentischen Persönlichkeit

Neue Stärken entwickeln, ausbauen und nutzen

• Entschlossenheit beginnt im Kopf: Freundlich aber bestimmt Grenzen setzen
• Wie Sie Unangemessenes souverän abwehren
• Professionell und wertschätzend „nein” sagen
• So vertreten Sie Ihren Standpunkt klar und deutlich
• Setzen Sie Körpersprache und Stimme bewusst ein

Souverän agieren, Schlagfertigkeit, Charme und Humor

• Lernen Sie, geistesgegenwärtig und angemessen zu reagieren
• Wie Sie schwierige und unangenehme Situationen souverän meistern
• Keep cool! Keine Angst vor Sprachlosigkeit
• Gelassenheit statt Emotionen: Mit Ärger und Frust konstruktiv umgehen
• Kleine rhetorische Kunstgriffe mit großer Wirkung

Professionelle Chefentlastung mit mehr Durchsetzungskompetenz

• Wie Sie Aufgaben im Auftrag Ihres Chefs professionell delegieren
• Wie Sie die Rückdelegation von Aufgaben an Sie verhindern
• Dranbleiben: Wie Sie korrekt und klar Unerledigtes bei Mitarbeitern reklamieren
• So bringen Sie mehr Verbindlichkeit in Ihre Kommunikation
• Halten Sie Ihrem Chef freundlich, aber bestimmt den Rücken frei

Die wichtigsten Themen

Betriebswirtschaftliches Denken und Rechnungslegung

• BWL und Unternehmensführung
• Kleines Lexikon der Rechtsformen und Steuerlehre
• Das externe Rechnungswesen: Bilanzen lesen und verstehen
• Grundstrukturen der Bilanz und GuV
• Ausgewählte Bilanzpositionen
• Mögliche Bilanzveränderungen und Buchungstypen
• Abschreibungen und Rückstellungen

Bewertungen und Kennzahlen in der Bilanzierung

• Publizitätspflicht, EHUG und Geschäftsbericht
• Die wichtigsten Unterschiede: HGB, IFRS und US-GAAP
• Erfolgsspaltung und Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung
• Gewinnbegriffe: EBT, EBIT und EBITDA
• Rentabilitäten und Shareholder Value: ROE, ROI, ROS und ROCE
• Liquidität und Bilanz
• Cashflow-Analyse

Internes Rechnungswesen

• Kosten- und Leistungsrechnung: Das interne Rechnungswesen
• Die Abgrenzungsrechnung - das Bindeglied zwischen GuV und KLR
• Kostenarten, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
• Gewinnschwellenanalyse: Break-Even-Point
• Das Steuerungsinstrument in der KLR: die Deckungsbeitragsrechnung
• Die wichtigsten Controllinginstrumente
• Operatives und strategisches Controlling

Strategisches Management und Marketing

• Strategisches Denken und Führungsinstrumente im Unternehmen
• Die Balanced Scorecard - ein strategisches Kennzahlensystem
• Strategische Managementkonzepte: Portfolioanalyse, SWOT-Analyse, Produktlebenszyklus
• Qualität, Target Costing, Compliance und Co.
• Kunden- und Marktorientierung in allen Unternehmensbereichen: das Marketing
• Operatives und strategisches Marketing
• Der Marketing-Mix: Instrumente zur Marktbearbeitung

Die wichtigsten Themen

Modul 1: Office-Management 4.0 und Digital Working

• Büromanagement im digitalen Office: Kompetenter Umgang mit der Informationsflut, E-Mails und Co.
• Mobiles Office: Virtuelle Assistenz und Chefentlastung aus der Ferne
• Terminmanagement: Termine professionell steuern, vor- und nachbereiten
• Zeit- und Selbstmanagement: Prioritäten richtig setzen, Störfaktoren und Zeitdiebe erkennen und reduzieren

Modul 2: New Work – die Arbeitswelt der Zukunft

• Ein Überblick zu den aktuellen Megatrends, VUCA-Welt, neue Formen von Arbeit und Zusammenarbeit, Agilität, New-Work-Skills in der Arbeitswelt 4.0
• Von Baby-Boomer bis Generation global: Wie Sie erfolgreich mit Älteren und Jüngeren zusammenarbeiten und Generationen in Ihrem Unternehmen verbinden
• Was bedeuten Beziehungskompetenz und Beziehungsmanagement im Business der Management-Assistenz?
• Netzwerken mit Klasse statt Masse: Die nützlichsten Social-Media-Plattformen, Blogs, Foren und Berufsverbände, die Sie kennen sollten
• Wie entwickelt sich das Anforderungsprofil der modernen Management-Assistenz?
• Welche Aufgabengebiete werden den Beruf in der Zukunft weiterhin attraktiv und anspruchsvoll machen?
• So positionieren und „vermarkten“ Sie sich professionell, um unersetzlich zu sein

Modul 3: Professionelle Management-Assistenz 4.0

• Mindset und Arbeitsstile der neuen Manager-Generation: Werte, Antreiber und was sie von Ihnen als Management-Assistenz erwarten
• Wie Sie Ihren Chef effektiv beim Wandel der Führungskultur und in Führungsaufgaben unterstützen
• Führungskompetenz für die Management-Assistenz: So führen Sie Mitarbeiter und Kollegen
• Die Psychologie der Veränderung - Wie Sie unterschiedlichste Veränderungsprozesse besser verstehen, Veränderungen selbst bewältigen, im Unternehmen mittragen, qualifiziert unterstützen und achtsam begleiten
• Projektarbeit als Arbeitsform der Zukunft: Basics zu Abläufen, Strukturen, Funktionen und Rollen im Projektmanagement, Skills und Aufgaben der Projektassistenz
• Die Renaissance der Werte im digitalen Zeitalter in Verbindung mit modernen Umgangsformen: So kommen Sie mit Takt und Stil zum Ziel

Modul 4: Kommunikation und Konfliktmanagement

• Die wichtigsten Kommunikationsmodelle und -techniken für ein selbstsicheres Auftreten
• So erlangen Sie als Management-Assistenz Durchsetzungsfähigkeit und Souveränität
• Wie Sie Konfliktsignale rechtzeitig erkennen und persönliche Konfliktbewältigungsstrategien richtig einordnen
• Wenn Sie „zwischen die Fronten geraten“: So verhalten Sie sich professionell und lösen Konflikte konstruktiv

Die wichtigsten Themen

1. Tag

• Was ist ein Projekt und was bedeutet Projektmanagement?
• Change-Management als Basis/Auslöser für Projekte
• Die entscheidenden Schritte für erfolgreiche Projekte
• Projekt- und Zeitmanagement: So bekommen Sie alles unter einen Hut
• Die typischen Phasen eines Projekts
• Was ist bei der Projektplanung und -durchführung zu beachten?
• Methoden zur Ideenfindung und Motivation des Projektteams
• Wie Projekte geplant werden
• Schritte zur Projektplanung: Von der Zielsetzung bis zum Projektstrukturplan

2. Tag

• Methoden der Projektsteuerung und -überwachung
• Meilensteine und ihre Bedeutung
• Projektcontrolling im Sekretariat
• Unsicherheiten und Risiken analysieren
• Projektberichtswesen: Informationsfluss und Dokumentation
• Projektabschluss und Evaluierung
• Besprechungsmanagement im Projektteam

3. Tag

• Reibungslose Kommunikation im Projektteam: Ihre Rolle als Projektassistentin
• Wie Sie den Informationsfluss gezielt steuernButton sehr gut
• Argumentation und Überzeugungskraft für Ihre Ideen im Projekt
• Wie Sie bei Spannungen im Team reagieren
• Wie Sie aus Projektgruppen echte Teams machen
• Spielregeln für ein reibungsloses Miteinander
• Konflikte im Projektteam rechtzeitig erkennen und beseitigen

4. Tag

• Profitipps für die perfekte Vorbereitung
• Wie Sie richtig vor der Gruppe stehen und von Anfang an einen kompetenten Eindruck machen
• Was Sie sagen können, damit Ihnen die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer von Anfang an sicher ist
• So bringen Sie die Inhalte auf den Punkt und vermeiden Ihre Zuhörer zu langweilen
• Wie Sie Ihre Zuhörer begeistern
• Wie Sie die Technik richtig einsetzen und welche Kardinalfehler Sie vermeiden sollten
• So gehen Sie richtig mit "Störern, Fragern und Unruhestiftern" um
• So bekommen Sie Ihr Lampenfieber in den Griff
• Wirksame Techniken gegen Atemnot und wenn Ihnen die Stimme versagt

Die wichtigsten Themen

• Welche Fragen hat Ihr neuer Chef an Sie? Bereiten Sie sich auf den Wechsel vor
• Die Organisation mit dem neuen Chef: Was bedeutet Chefentlastung für ihn?
• Ihr neuer Chef ist deutlich jünger als Sie? So gehen Sie mit dem Generationsunterschied um - Generation „Baby-Boomer“ oder „Digital Natives“
• Vorausschauend handeln - das erwarten Chefs
• Was müssen Sie über Ihren neuen Chef wissen?
• Wie Sie als Team oder Abteilung den Übergang meistern
• Umgang mit verschiedenen Führungsstilen: So vermitteln Sie Loyalität und Führungsassistenz
• Die Phase des Teamentwicklungsprozesses: So bringen Sie Ihre Erfahrung und Kompetenz beim Chefwechsel ein
• Beraten statt bevormunden
• Beachten Sie die Möglichkeiten der Transaktionsanalyse
• Der erste Eindruck entscheidet: So punkten Sie!
• Ihr Auftritt und Ihre Wirkung
• Wie Sie das Vertrauen Ihres neuen Chefs gewinnen
• Arbeitsabstimmung von der ersten Minute an
• Was tun, wenn der Chef sich nicht entlasten möchte?
• Seien Sie offen für Neuerungen! Change-Management und Chef-Wechsel
• Organisieren Sie den Wandel in Ihrem Sekretariat
• Steuern Sie das Informations-Management
• Wie Sie ihm und sich selbst die Einarbeitung erleichtern können
• Vereinbaren Sie „smarte“ Ziele
• Zeigen Sie Engagement, aber bleiben trotzdem authentisch
• Umgang mit eigenen Ängsten, Widerständen und Konflikten
• Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Chef
• Gestalten Sie die Zusammenarbeit „typgerecht“
• Erkennen Sie Grenzen und Möglichkeiten
• So stellen Sie sich auf die organisatorischen und kommunikativen Veränderungen ein
• Das Chef-Handbuch: Auf jede Frage eine Antwort

Die wichtigsten Themen

• Wie Sie gezielt koordinieren und einfordern
• Delegation und Kontrolle - wann liegen Sie richtig?
• Führungswissen auf den Punkt gebracht: Wie Sie die Vorgaben Ihres Chefs kompetent durchsetzen
• Vertretungsbefugnis - kennen Sie die Rechtslage?
• So erwerben Sie Entscheidungskompetenz
• Gewinnen Sie mehr Sicherheit ich Ihrem Auftreten durch eine gute Rhetorik
• So vermeiden Sie Stress- und Konfliktsituationen bei den Kollegen
• Zwischen den Stühlen: Wie Sie professionell agieren
• Wie Sie auf Widerstände kompetent reagieren
• So verschaffen Sie sich Akzeptanz und Respekt bei den Kollegen