Stelleninhaber/in
Fachbereich/Abteilung                                    Gruppe
Bezeichnung der Stelle  Chefarztsekretärin
Betrieblicher Titel
Vorgesetzte/r des/r Stelleninhabers/in
Unterstellte Mitarbeiter/innen
 
 
Stellvertretung:
                                                                  Ohne
Stelleninhaber/in vertritt                               Einschränkung             eingeschränkt
 
Stelleninhaber/in wird vertreten von              ohne
                                                                  Einschränkung             eingeschränkt
 
Kompetenzen: 
           Unterschrift mit Zusatz      i.A.     
           Anweisungsvollmacht bis   5.000,00 Euro
           Bankvollmacht                  Ja
           Postvollmacht                   Ja
           Besondere Befugnisse:
 
Berichterstattung:
 
Regelmäßige Informationen
 
Kostenplanung für das Sekretariat
Umsatzstatistik
Personalfluktuations - Statistik
 
 
Besondere Informationen
 
Ziele der Stelle 
 
Die Aufgaben sind so wahrzunehmen, dass das Unternehmen bei der Erfüllung seiner
Aufgaben wirkungsvoll unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen
Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für
das Unternehmen sichergestellt ist. 
 
 
Zuständigkeiten 
 
Terminplanung und Abstimmung für den/die Vorgesetzten
Wirtschaftliche und organisatorische Assistenz im Rahmen der innerbetrieblichen
Arbeitsabläufe
Informationen beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
Datenbanken pflegen
Statistiken anlegen, führen und interpretieren
Betreuen (ausländischer) Gäste
 
 
Zur Aufgabenerfüllung erforderliche Tätigkeiten im einzelnen:
 
Unterstützung des/der Vorgesetzten bei ihren/seinen Informations-, Repräsentations-
und Kontrollaufgaben, zum Beispiel durch:
- Führen und Verwaltung der Wiedervorlage und der vertraulichen Ablage
- Planen, aufstellen und kontrollieren der Kostenstellenbudgets
- Terminabsprachen, -kontrolle
- Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet 
  werden
- Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale
  Richtigkeit
- Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren und betreuen
Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und
Telefongespräche, damit die Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden
können 
Inhaltliche Vorbereitung der jeweiligen Vorgänge (Heraussuchen der erforderlichen
Unterlagen etc.)
Vorbereiten von Besprechungen des Vorstandes(Zusammenstellen der
Sitzungsunterlagen etc.)
Reiseplanung und -abrechnung
Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
Empfang und Betreuung von (ausländischen) Besuchern
Bei Sachgebieten und Spezialaufgaben mitarbeiten oder Aufgaben selbstständig
erledigen
Führungsaufgaben der Internationalen Management-Assistentin:
- Orientieren über die Unternehmensziele(Mitarbeiter informieren,
  delegieren
- Integrieren in das Unternehmensgefüge (Interessen ausgleichen,
  Konflikte bewältigen, Ziele vereinbaren)
- Motivieren im Sinne der Unternehmensziele und der Aufgabe (Ansprüche
  aufstellen und konsequent durchsetzten, überzeugen, kontrollieren)
- Mitarbeiterbetreuung: Kapazitätsplanung, Urlaubsplanung
  Dienstreisengenehmigung, Verhandlungen mit dem Betriebsrat
 
 
Sonstige Aufgaben
 
- Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke, und Protokolle selbstständig 
  erstellen
- Elektronische Kommunikation(E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben        
  und versenden)
 
 
Anforderungen an den/die Stelleninhaber/in:
 
- Ausgeprägte persönliche Souveränität, Integrität und Glaubwürdigkeit
- Sicheres, angenehmes, sympathisches und überzeugendes Auftreten
- Selbständig und eigeninitiativ 
- Flexibel, arbeitet gern im dynamischen Umfeld
- Aufgeschlossen, verschwiegen, taktvoll
- Fähigkeit zur Vorbildfunktion
- Fähigkeit, Einfluss verantwortungsvoll und Angemessen auszuüben
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen sowie Handlungs- und
  Gestaltungsspielräume initiativ zu schaffen und zu nutzen
- Fähigkeit, auch bei Schwierigkeiten und Misserfolgen Ziele
  weiterzuverfolgen
- Hohe Identifikation mit den Unternehmenszielen
- Loyalität zum Vorgesetzten
- Fähigkeit zur Kooperation und Kommunikation
- Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik (Textverarbeitung,
  Tabellenkalkulation, E-Mail, Präsentationsgrafik, etc.)
- Sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
- Englisch in Wort und Schrift
 
 
Gutes Fachwissen in den Bereichen:
 
- Volks- und Betriebswirtschaft
- Büroorganisation
- Arbeitsrecht
- Personalwirtschaft
- Informationsverarbeitung
- Kommunikationstechniken
- Managementtechniken und Führungsstrategien
- Betriebssoziologie und –psychologie
- Marketing
- der Branche und dem spezifischen Ressort des Unternehmens
 
 
Neben den hier aufgeführten Stellen ist der/die Stelleninhaber/in verpflichtet,
auch andere seiner/ihrer Vorbildung und seine/ihren Fähigkeiten entsprechende
Einzelaufträge auszuführen, die im Wesen nach zum Auftraggebiet gehören oder
betrieblich notwendig sind.
 
 
 
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Datum/Unterschrift
Stelleninhaber/in