Stelleninhaber/in
Fachbereich/Abteilung                                    Gruppe
Bezeichnung der Stelle  Chefarztsekretärin
Betrieblicher Titel
Vorgesetzte/r des/r Stelleninhabers/in
Unterstellte Mitarbeiter/innen
 
 
Stellvertretung:
                                                                  Ohne
Stelleninhaber/in vertritt                               Einschränkung             eingeschränkt
 
Stelleninhaber/in wird vertreten von              ohne
                                                                  Einschränkung             eingeschränkt
 
Kompetenzen: 
           Unterschrift mit Zusatz______________________
           Anweisungsvollmacht bis______________ Euro
           Bankvollmacht
           Postvollmacht
           Besondere Befugnisse:
 
Berichterstattung:
 
Regelmäßige Informationen
 
Kostenplanung für das Sekretariat
 
  
 
Besondere Informationen
 
Ziele der Stelle 
 
Die Aufgaben sind so wahrzunehmen, dass der Chefarzt bei der Erfüllung seiner
Aufgaben wirkungsvoll unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen
Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für
den Chefarzt sichergestellt ist. 
 
 
Zuständigkeiten
 
Medizinische Terminologie (auch in Englisch)
Umgang mit Kostenträgern, Berufsgenossenschaften und Krankenversicherung
Wirtschaftliche und organisatorische Assistenz im Rahmen der Innerbetrieblichen
Arbeitsabläufe
 
 
Ziele der Stelle 
 
Die Aufgaben sind so wahrzunehmen, dass der Chefarzt bei der Erfüllung seiner
Aufgaben wirkungsvoll unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen
Angelegenheiten gewahrt bleibt und ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf für
den Chefarzt sichergestellt ist. 
 
 
Zuständigkeiten 
 
Betreuung von Studenten und Doktoranden
Sensibler und fachkundiger Umgang mit Patienten und Angehörigen, verbunden mit
umfangreicher Beratung ,z. B. über Krankenversicherung, Heilbehandlung, Wahlleistung 
 
 
Zur Aufgabenerfüllung erforderliche Tätigkeiten im einzelnen:
 
Eigenständige Organisation der Sekretariats inklusive der Bestellung von
Arbeitsmaterialien 
Selbstständige Erledigung aller Schreib- und Büroaufgaben inklusive der
fremdsprachlichen Korrespondenz
Unterstützung des Chefarztes bei seinen Informations-, Repräsentations- und
Kontrollaufgaben, zum Beispiel durch:
- Führen und Verwaltung der Wiedervorlage und der vertraulichen Ablage
- Planen, Aufstellen und Kontrollieren der Kostenstellenbudgets
- Terminabsprachen, -kontrolle
- Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet 
  werden
- Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale
  Richtigkeit
Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und
Telefongespräche, damit die Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden
können Inhaltliche Vorbereitung der jeweiligen Vorgänge (Heraussuchen der
erforderlichen Unterlagen etc.)
Vorbereiten von Besprechungen des Vorstandes(Zusammenstellen der Sitzungsunterlagen
etc.)
Reiseplanung und -abrechnung
Postbearbeitung (Eingangs- und Ausgangspost)
Empfang und Betreuung von Besuchern
 
 
Führungsaufgaben der Chefarztsekretärin:
 
- Orientieren über die Unternehmensziele(Mitarbeiterinformieren, delegieren 
- Integrieren in das Gesundheitsunternehmen (Interessen ausgleichen,
  Konflikte bewältigen, Ziele vereinbaren)
- Motivieren im Sinne der Unternehmensziele und der Aufgabe (Ansprüche
  aufstellen und konsequent durchsetzten, überzeugen, kontrollieren)
- Mitarbeiterbetreuung: Kapazitätsplanung, Urlaubsplanung
  Dienstreisengenehmigung, Verhandlungen mit dem Betriebsrat
 
 
Sonstige Aufgaben
 
- Führen und erstellen von Dokumentationen und Statistiken für den Chefarzt
  nach Absprache
- Notfallerkennung
- Fachwissen über Diagnostik- und Therapiemöglichkeiten des jeweiligen
  Fachgebiets
 
 
Anforderungen an den/die Stelleninhaber/in:
 
- Ausgeprägte persönliche Souveränität, Integrität und Glaubwürdigkeit
- Sicheres, angenehmes, sympathisches und überzeugendes Auftreten
- Selbständig und eigeninitiativ 
- Flexibel, arbeitet gern im dynamischen Umfeld
- Aufgeschlossen, verschwiegen, taktvoll
- Fähigkeit zur Vorbildfunktion
- Fähigkeit, Einfluss verantwortungsvoll und Angemessen auszuüben
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen sowie Handlungs- und
  Gestaltungsspielräume initiativ zu schaffen und zu nutzen
- Fähigkeit, auch bei Schwierigkeiten und Misserfolgen Ziele
  weiterzuverfolgen
- Hohe Identifikation mit den Unternehmenszielen
- Loyalität zum Vorgesetzten
- Fähigkeit zur Kooperation und Kommunikation
- Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik (Textverarbeitung,
  Tabellenkalkulation, E-Mail, Präsentationsgrafik, etc.)
- Sichere Kenntnisse in allen Fragen der Sekretariatsorganisation
- Englisch in Wort und Schrift
 
 
Neben den hier aufgeführten Stellen ist der/die Stelleninhaber/in verpflichtet,
auch andere seiner/ihrer Vorbildung und seine/ihren Fähigkeiten entsprechende
Einzelaufträge auszuführen, die im Wesen nach zum Auftraggebiet gehören oder
betrieblich notwendig sind.
 
 
 
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Datum/Unterschrift
Stelleninhaber/in